FilaMóvil sistema de filas virtuales: qué, cómo y por qué

A medida que la situación cambia, las empresas y organizaciones deben adaptarse a la nueva normalidad. Para los proveedores de servicios que permanecen abiertos, la necesidad de un entorno más seguro para el personal y los visitantes es cada vez más importante que nunca.

Una de las soluciones para mantener el distanciamiento fisico al proporcionar servicios es utilizar un sistema virtual de gestión de filas. ¿Qué es y cómo funciona? Hemos compilado las preguntas más frecuentes sobre filas virtuales y algunas preguntas específicas relacionadas con la situación actual.

Preguntas generales sobre los sistemas de filas virtuales

¿Qué es un sistema virtual de gestión de filas?

Un sistema virtual de gestión de filas es un sistema que coloca a los clientes en una línea o cola virtual de espera, donde no tienen que esperar físicamente en la fila para obtener un servicio. Con un sistema virtual de gestión de filas, los clientes pueden esperar de forma remota ya que no están confinados en ningún punto de espera.

¿Cómo entra un visitante en la fila virtual?

El lugar del cliente en la fila virtual está asegurado por un identificador como si fuera un boleto impreso, pero administrado a través de su teléfono móvil. El identificador a menudo se proporciona a la llegada, pero se puede proporcionar por adelantado al reservar una cita. Debido a que el lugar en la cola está asegurado, no hay necesidad de una línea de espera física.

¿Cómo funciona la fila virtual?

Mostramos a continuación los pasos a seguir:

  1. El cliente sutiliza su teléfono para escanear el código QR publicado en el establecimiento (por ejemplo, en la puerta principal, ventana, área de caja, sala de espera).
  2. El cliente elige el servicio y recibe su turno virtual.
  3. El cliente espera de forma remota (por ejemplo en su automóvil o en su hogar, haciendo otras diligencias) y controla su lugar en fila viendo el monitor colocado en el establecimiento o en el navegador de su teléfono. Podrán ver las actualizaciones en tiempo real, el turno que están atendiendo actualmente en la fila hasta llegar su turno. Además de recibir actualizaciones o recordatorios en su correo electrónico si de manera opcional lo desea el cliente.
  4. Cuando es su turno, el cliente se dirije al establecimiento a recibir su servicio.
  5. El cliente recibe el servicio de una manera y distancia segura.

¿Cómo puede la fila virtual ayudar con el distanciamiento social?

Las filas virtuales consisten en gestionar las filas de los clientes en el espacio digital, por lo que tienen interacciones cercanas mínimas con el personal y otros clientes. Los clientes realizan el registro virtual y esperan de forma remota, y el personal también puede mantener su distancia cuando atienden.

Algunas formas en que las soluciones de filas virtuales pueden ayudar con el distanciamiento social:

  • Regulación del número de personas que visitan sus instalaciones.
  • Mantener las interacciones cercanas al mínimo.
  • Reducción del tiempo que los clientes necesitan para recibir servicios.
  • Gestionar el flujo de clientes.

¿Cuáles son los beneficios de la gestión de filas virtuales?

Los beneficios de un sistema virtual de gestión de filas incluyen tiempos de espera reducidos, mejor gestión del flujo de clientes, mejor eficiencia del personal y calidad del servicio, comunicación optimizada y mayor satisfacción del cliente. 

Específicamente para la situación actual con respecto a Covid-19, un sistema virtual de gestión de filas ayuda a reducir el riesgo de propagación de virus en las instalaciones y, por lo tanto, mantiene al personal y a los clientes más seguros del riesgo de infección.

¿Qué es el turno virtual?

El tuno virtual es el numero o ticket o es el boleto virtual provisto a clientes o visitantes que usan teléfonos móviles. Con el tuno virtual, los clientes no necesitan tener un boleto físico, y obtienen datos y actualizaciones en tiempo real sobre su lugar en la fila. Con esto, los clientes tienen una mayor flexibilidad ya que pueden esperar en cualquier lugar, sin tener que estar limitados en la sala de espera o en largas filas.

¿Qué partes del recorrido del cliente pueden hacerse virtuales?

Hay varios puntos de contacto en el recorrido del cliente que pueden hacerse virtuales. Por ejemplo:

  • Antes de la llegada: reserve una cita con anticipación, ya sea a través de una reserva web o una llamada telefónica.
  • Registro virtual: por ejemplo, escaneando el código QR o con el registro asistido por el personal mientras se mantiene la distancia.
  • Esperando de forma remota: los clientes tienen la libertad de esperar en cualquier lugar seguro, mientras siguen monitoreando sus lugares en la fila y reciben notificaciones por correo electrónico y el monitor en el establecimiento cuando es el momento de ser atendidos.

¿Cuál es la mejor manera de optimizar las soluciones de filas virtuales?

Aquí hay algunos consejos sobre cómo optimizar las soluciones de filas virtuales para asegurarse de que sus negocios se adapten a la situación actual:

  • Optimizar la reserva de citas para evitar visitas no programadas.
  • Segmente a los clientes en sus reservas para mejorar la eficiencia, en lugar de ponerlos a todos en una sola línea.
  • Administre el flujo de clientes administrando los espacios de citas que tiene disponibles, o creando un conjunto diferente de reglas de llamadas para disminuir el número de personas que esperan.
  • Planifique la asignación de personal para obtener un tiempo de espera equilibrado y controlado.

¿Qué industrias pueden beneficiarse de las soluciones de filas virtuales en la situación de Covid-19?

En el entorno actual donde solo las empresas esenciales y los proveedores de servicios permanecen abiertos, las soluciones de filas virtuales pueden ofrecer grandes ventajas en:

  • Sector público: agencias y servicios gubernamentales que deben permanecer abiertos.
  • Atención médica: hospitales, clínicas y otras instalaciones de atención médica.
  • Sector financiero: bancos, cooperativas, asociaciones hipotecarias.
  • Venta al por menor: supermercados, farmacias, otras tiendas comerciales esenciales.

 

Pero las empresas y los proveedores de servicios deben estar preparados para la importante afluencia de clientes / visitantes cuando se alivian las restricciones. Las empresas y organizaciones como tiendas minoristas, bancos, gimnasios / centros deportivos y oficinas gubernamentales pueden mejorar su eficiencia con un sistema virtual de filas, que será de gran ayuda cuando aumente la cantidad de personas en la sucursal. También puede implementar la reserva de citas en citaprevia.com.do para administrar aún más el flujo de clientes, evitar visitas no programadas y minimizar los tiempos de espera.

¿Cómo pueden los minoristas utilizar un sistema de filas virtuales para el control de filas y para asegurarse de que el personal y los clientes estén seguros?

Debido a Covid-19, las tiendas restringen la cantidad de personas que pueden estar en sus instalaciones en cualquier momento. Hay dos maneras de hacer esto.

Distanciamiento social en tiendas con filas virtuales

Primero, los minoristas pueden usar filas virtuales para los clientes en la tienda, donde pueden esperar de manera segura en otro lugar (en la comodidad de sus hogares o automóviles) y recibir una llamada o correo electrónico cuando sea su turno de ingresar a la tienda. Los clientes pueden controlar su tiempo en la fila virtual en tiempo real, y los proveedores de servicios pueden asegurarse de obtener el número de personas en las instalaciones bajo control.

¿Cómo puede un sistema virtual de gestión de filas en el hospital y laboratorios para ayudar en la situación actual?

Con un sistema virtual de gestión de filas, las instalaciones de atención médica pueden gestionar el flujo de pacientes, limitar el número de personas en las instalaciones y minimizar los tiempos de espera para evitar la propagación del virus. Esto se puede hacer permitiendo que los pacientes esperen en otro lugar y solo ingresen a las instalaciones de atención médica cuando sea su momento y optimicen la asignación de personal para mejorar el servicio. Una mejor asignación del personal y un servicio más eficiente también pueden contribuir al aumento de la satisfacción del paciente y la reducción de los niveles de estrés del personal.

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